1、创建工作分解结构(WBS)是把项目可交付成果和项目工作分解成较小、更易于管理的组件的过程。本过程的主要作用是为所要交付的内容提供架构。它仅开展一次或仅在项目的预定义点开展。
2、在营造协作的项目管理团队环境时,项目团队会定义能够完成任务和所分配工作的过程,包括使用工作分解结构 (WBS)、待办事项列表或任务板。
3、在一个迭代开始时,团队将努力确定产品未完成项中,哪些优先级高的未完成项需要在下一次迭代中交付。在每次迭代中,都会重复开展三个过程:①收集需求;②定义范围;③创建WBS。
4、范围管理计划是项目管理计划的组成部分,描述将如何定义、制定、监督、控制和确认项目范围。范围管理计划用于指导如下过程和相关工作:
①制定项目范围说明书;
②根据详细项目范围说明书创建WBS;
③确定如何审批和维护范围基准;
④正式验收已完成的项目可交付成果。
5、需求作为后续工作分解结构(WBS)的基础,也将作为成本、进度、质量和采购规划的基础。
6、跟踪需求的内容包括:
①业务需要、机会、目的和目标;
②项目目标;
③项目范围和WBS可交付成果;
④产品设计;
⑤产品开发;
⑥测试策略和测试场景;
⑦高层级需求到详细需求等。
7、WBS是对项目团队为实现项目目标,创建所需可交付成果而需要实施的全部工作范围的层级分解。WBS组织并定义了项目的总范围,代表着经批准的当前项目范围说明书中所规定的工作。
8、WBS最低层的组成部分称为工作包,其中包括计划的工作。工作包对相关活动进行归类,以便对工作安排进度,进行估算,开展监督与控制。在“工作分解结构”这个词语中,“工作”是指作为活动结果的工作产品或可交付成果,而不是活动本身。
9、创建WBS中使用的项目管理计划组件是范围管理计划。范围管理计划定义了如何根据项目范围说明书创建WBS。
10、可作为创建WBS过程输入的项目文件主要包括:
需求文件:详细描述了各种单一需求如何满足项目的业务需要。
项目范围说明书:描述了需要实施的工作以及不包含在项目中的工作。
11、会影响创建WBS过程的事业环境因素包括项目所在行业的WBS标准,这些标准可以作为创建WBS的外部参考资料。
12、能够影响创建WBS过程的组织过程资产主要包括:用于创建WBS的政策、程序和模板;以往项目的项目档案;以往项目的经验教训等。
13、创建WBS过程中,应征求具备类似项目知识或经验的个人或小组的意见。
14、创建WBS的方法多种多样,常用的方法包括自上而下的方法、使用组织特定的指南和使用WBS模板。自下而上的方法可用于归并较低层次的组件。
15、要把整个项目工作分解为工作包,通常需要开展如下活动:
①识别和分析可交付成果及相关工作;
②确定WBS的结构和编排方法;
③自上而下逐层细化分解;
④为WBS组成部分制定和分配标识编码;
⑤核实可交付成果分解的程度是否恰当。
16、WBS的结构可以采用多种形式:
①以项目生命周期的各阶段作为分解的第二层,把产品和项目可交付成果放在第三层;
②以主要可交付成果作为分解的第二层;
③由项目团队以外的组织开发的各种较低层次组件(如外包工作)。随后,作为外包工作的一部分,卖方须制定相应的合同WBS;
17、对WBS较高层组件进行分解,就是要把每个可交付成果或组件分解为最基本的组成部分,即可核实的产品、服务或成果。如果采用敏捷或适应型方法,可以将长篇故事分解成用户故事。WBS可以采用提纲式、组织结构图或能说明层级结构的其他形式。
18、在分解的过程中,应该注意以下8个方面:
①WBS必须是面向可交付成果的:项目的目标是提供产品或服务,WBS中的各项工作是为提供可交付的成果服务的。WBS并没有明确地要求重复循环的工作,但为了达到里程碑,有些工作可能要进行多次。最明显的例子是软件测试,软件必须经过多次测试后才能作为可交付成果。
②WBS必须符合项目的范围:WBS必须包括也仅包括为了完成项目的可交付成果的活动。100%原则(包含原则)认为,在WBS中,所有下一级的元素之和必须100%代表上一级的元素。如果WBS没有覆盖全部的项目可交付成果,那么最后提交的产品或服务是无法让用户满意的。
③WBS的底层应该支持计划和控制:WBS是项目管理计划和项目范围之间的桥梁,WBS的底层不但要支持项目管理计划,而且要让管理层能够监视和控制项目的进度和预算。
④ WBS中的元素必须有人负责,而且只有一个人负责:如果存在没有人负责的内容,那么WBS发布后,项目团队成员将很少能够意识到自己和其中内容上的联系。WBS和责任人可以使用工作责任矩阵来描述。在一些参考文献中,这个规定又称为独立责任原则。
⑤WBS应控制在4~6层:如果项目规模比较大,以至于WBS要超过6层,此时,可以使用项目分解结构将大项目分解成子项目,然后针对子项目来做WBS。每个级别的WBS将上一级的一个元素分为4~7个新元素,同一级元素的大小应该相似。一个工作单元只能从属于某个上层单元,避免交叉从属。
⑥WBS应包括项目管理工作(因为管理是项目具体工作的一部分),也要包括分包出去的工作。
⑦WBS的编制需要所有(主要)项目干系人的参与:各项目干系人站在自己的立场上,对同一个项目可能编制出差别较大的WBS。项目经理应该组织他们进行讨论,以便编制出一份大家都能接受的WBS。
⑧WBS并非是一成不变的:在完成了WBS之后的工作中,仍然有可能需要对WBS进行修改。如果没有合理的范围控制,仅仅依靠WBS会使得后面的工作僵化。
19、范围基准是经过批准的范围说明书、WBS和相应的WBS词典,只有通过正式的变更控制程序才能进行变更,它被用作比较的基础。范围基准是项目管理计划的组成部分。
20、WBS是对项目团队为实现项目目标、创建所需可交付成果而需要实施的全部工作范围的层级分解。工作分解结构每向下分解一层,代表对项目工作更详细的定义。
21、WBS的最低层是带有独特标识号的工作包。这些标识号为成本、进度和资源信息的逐层汇总提供了层级结构,即账户编码。每个工作包都是控制账户的一部分,而控制账户则是一个管理控制点。在该控制点上,把范围、预算和进度加以整合,并与挣值相比较来测量绩效。控制账户包含两个或更多工作包,每个工作包只与一个控制账户关联。
22、WBS字典是针对WBS中的每个组件,详细描述可交付成果、活动和进度信息的文件。WBS字典对WBS提供支持,其中大部分信息由其他过程创建,然后在后期添加到字典中。WBS字典中的内容一般包括:账户编码标识、工作描述、假设条件和制约因素、负责的组织、进度里程碑、相关的进度活动、所需资源、成本估算、质量要求、验收标准、技术参考文献、协议信息等。
23、工作分解结构(WBS)为进度管理计划提供了框架,保证了与估算及相应进度计划的协调性。
24、自下而上估算是一种估算项目持续时间或成本的方法,通过从下到上逐层汇总WBS组成部分的估算而得到项目估算。
25、组织程序链接:工作分解结构为成本管理计划提供了框架,以便据此规范地开展成本估算、预算和控制,在项目成本核算中使用的WBS组成部分,称为控制账户(CA),每个控制账户都有唯一的编码或账号,直接与组织的会计制度关联。
26、绩效测量规则:需要规定用于绩效测量的挣值管理(EVM)规则。例如,成本管理计划应该:
①定义WBS中用于绩效测量的控制账户;
②确定拟用的EVM技术(如加权里程碑法、固定公式法、完成百分比法等);
③规定跟踪方法以及用于计算项目完工估算(EAC)的EVM公式,该公式计算出的结果可用于验证通过自下而上方法得出的完工估算。
27、先把成本估算汇总到WBS中的工作包,再由工作包汇总至WBS的更高层次(如控制账户),最终得出整个项目的总成本。
28、项目成本控制的目标包括:
①对造成成本基准变更的因素施加影响;
②确保所有变更请求都得到及时处理;
③当变更实际发生时,管理这些变更;
④确保成本支出不超过批准的资金限额,既不超出按时段、WBS组件和活动分配的限额,也不超出项目总限额;
⑤监督成本绩效,找出并分析与成本基准间的偏差;
⑥对照资金支出,监督工作绩效;
⑦防止在成本或资源使用报告中出现未经批准的变更;
⑧向干系人报告所有经批准的变更及其相关成本;
⑨设法把预期的成本超支控制在可接受的范围内等。
29、从项目作为一次性的活动来看,项目质量体现在由WBS反映出的项目范围内所有的阶段、子项目、项目工作单元的质量构成。
30、资源分解结构:按资源类别和类型,对团队和实物资源的层级列表,用于规划、管理和控制项目工作,每向下一个层级代表对资源的更详细描述,直到信息细到可以与工作分解结构(WBS)相结合。
31、类比估算将以往类似项目的资源相关信息作为估算未来项目的基础。这是一种快速估算方法,适用于项目经理只能识别WBS的几个高层级的情况。
32、资源需求识别了各个工作包或工作包中每项活动所需的资源类型和数量,可以汇总这些需求,以估算每个工作包、每个WBS分支以及整个项目所需的资源。
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